采购与付款业务如何管控?

发表时间:2020-09-27  投稿人:余瑛   部门:行政        编辑:    点击量:170  

          采购与付款业务是企业经营管理活动的首要环节,直接影响企业的最终利润,内部控制管理作为企业自律和自我约束的一种有效管理手段,目前已广泛应用在企业管理工作中,并发挥着越来越重要的作用。那么采购与付款业务如何管控呢?


一、采购业务的控制管理环节

 

(一)企业内部控制制度管理体系是企业内部为了有效地进行经营管理而制定的一系列相互联系、相互制约、相互监督的制度、措施和方法的总称。企业物资计划系统在企业中的应用,一方面可对企业内部供应链上的所有环节如订单、采购、库存、计划、生产制造等有效地进行管理,但另一方面也给企业内部控制体系带来了新的挑战。采购业务从整体经营的角度看,最初的采购流程运行的成功与否将直接影响到企业生产、销售最终产品的定价情况和整个供应链的最终获利情况。


也就是说,企业采购流程的“龙头”作用不可轻视。采购与付款业务是企业经营活动的首要环节,采购成本的高低将直接影响的企业最终的利润,同时,与采购业务相关的应付账款或预付账款的管理对企业来说也是很重要的。因此,本文探讨在物资采购情况下如何加强采购系统的管理控制,使企业建立完善的采购业务内部控制制度,确保采购事项的真实性、合理性、合法性,及时准确地提供采购业务的会计信息,从事前、事中、事后各个层面实施手段各异的控制措施。比如事前的预算控制、职务分离,事中的授权控制、集体决策、在线监督,事后的内部审计等。保证采购付款业务循环有效运转,以确保企业会计信息系统能够正常、安全地运行。

 

(二)采购业务的控制点,实际包括采购管理和应付账款两方面,而且是企业中比较繁杂的业务。在采购系统中保证物流和资金流两条线相互联系,正确形成与供应商的往来账,同时,根据目前企业经营的要求,事前做好采购计划和需要资金的预测,同时完成采购活动的事中管理、事后核算。根据不同企业因管理模式不同在业务流程上会有一定区别的,下面是比较常规的一种业务处理模式。

 

二、有以下几个主要的业务环节和控制点:

 

1、审批

 

采购是企业经营的首要环节,控制材料采购成本对一个企业经营业绩至关重要。因企业材料成本占生产成本的比例很大,所以降低材料采购成本可以增加企业的经营利润。完善的审批程序是企业控制采购成本的重要一环。物资采购的审批有两个目的:一是根据年度计划对请购业务审核,二是明确请购和采购业务的相关责任。通过不同部门和人员之间相互审核及制约,避免某个人控制一项采购交易的各个环节,避免出现舞弊行为。不同部门和级别审批的目的不同,例如请购部门负责人审批的目的是审核请购商品的品种、数量满足经营活动的需要;财务部门负责人审批的目的是控制请购商品采购成本;采购部门负责人审批的目的是防止重复采购和控制采购成本。

 

2、采购员

 

采购人员必须在授权范围内签订采购合同,其次企业必须按要求设定涉及采购流程的人员每一系统的操作权限,例如,对供应商信息的录入必须得到对数据库的操作授权。

 

3、供应商

 

公司要对供应商建立完善的档案,及时、准确的掌握各供应商的信誉、资金等情况,选择供应商的过程要公开、公平、公正,其中在保证质量情况下价格是选择供应商的重要因素。避免询价人员直接选择供应商出现舞弊行为,了解供应商的品质和信誉管理制度及生产能力,确保采购业务及生产销售环节的顺利运行。

 

4、物资验收入库环节

 

采购物资到货后,物资管理部门应组织采购、质检、仓储等部门对到货物资进行检验清点,质检部门出具检验报告,仓储部门依据检验合格的报告办理入库手续,编制入库单,登记库存明细帐。这一环节的管理控制重点是检查物资入库验收资料是否齐全,验收入库是否符合不相容要求,库存明细账登记是否及时。

 

5、付款结算

 

付款业务是采购业务不可分割的组成部分,主要是在采购业务基础上,将企业资金支付给采购商品的供应商。付款涉及资金整体使用,因此是企业财务会计控制的重点。付款业务的控制主要包括应付账款业务控制和资金支付控制。